• в информационной базе,
•  в томах на диске.

При хранении и информационной базе файлы физически хранятся в таблицах СУБД.

При хранении в томах на диске файлы хранятся в каталогах файловой системы, а в СУБД хранятся только ссылки на эти файлы.

Хранить файлы в информационном базе целесообразно только на этапе создания прототипа и опытной эксплуатации, когда удобнее пересылать выгрузку базы вместе с файлами. Но в промышленной эксплуатации использование файловых томов является предпочтительным, так как файлы занимают от 50% до 80% всего объема базы данных.

Преимущества хранения файлов в томах на диске по сравнению с хранением в СУБД следующие:

 Объем базы уменьшается в разы.

• СУБД начинает работать быстрее.
• Проще делать резервную копию базы данных.
• Файлы можно разместить на более дешевых дисках, что снижает стоимость владения.
•  Вся система начинает работать быстрее, потому что в 1С:Предприятии много накладных расходов на извлечение больших объемов данных из СУБД.
• Снижаются требования к дисками т.к. для реструктуризации информационной базы нужен 4-х кратный объем места на дисках, что тоже снижает стоимость владения.

Для того чтобы настроить хранение файлов в томах на диске нужно:

1. Определить требования к хранению файлов.
2. Создать физические тома в виде каталогов на файловых серверах.
3. Включить в настройках программы хранение файлов в томах на диске.
4. Настроить файловые тома в 1С:Документооборот.

При планировании архитектуры томов рекомендуется заложить в них такой запас прочности, который нужен ИТ службе. Это зависит от общей ИТ стратегии. Хорошей стратегией будет создание на каждый год нового тома.

Порядок включения и настройки файловых томов приведен в описании конфигурации по 1С:Документооборот в разделе 2.4.1 «Настройка хранения файлов в томах».

В каждом томе файлы хранятся в подкаталогах по дате так, что на каждый день создается свой подкаталог. Это удобно использовать для настройки инкрементального резервного копирования файлового тома, так как каждый день надо добавлять к резервной копии новую папку.

Все файлы в томах хранятся с оригинальным именем и расширением, между которыми добавляется номер версии, например "Приказ.1.txt". Также могут создаваться подкаталоги вида A B A1 B1 и пр., чтобы обеспечить уникальность имен. Т.е. если у вас в этот день уже добавлен файл "Приказ.doc", и вы еще раз добавляете файл (другой) с тем же именем "Приказ.doc" – он будет размещен в подкаталог, например "A". В связи с этим при ручном поиске нужного файла в томе нужно учитывать, что файл может находиться как в самой папке с датой, так как и в подпапке.

Рассмотрим на практическим примере настройку файловых томов в  1С:Документооборот под Windows:

• настроим хранение файлов в одном томе,
• настроим правила хранения файлов в нескольких томах.

По практике разделение на тома по каким-либо правилам используют очень редко. По умолчанию в программе никаких правил настраивать не нужно, если мы используем только один том. Именно так мы и поступим сначала – настроим один том без правил.

Но могут быть ситуации, когда надо создать несколько томов и настроить правила размещения файлов по этим томам, и этому мы с вами научимся во второй части практикума.

Создадим на диске C папку filestoms. В данной папке добавим наш том.

Открываем свойства папки filestoms. Переходим на закладку Sharing и указываем имя общей папки. В разрешениях удаляем доступ Всем пользователям.

И добавляем разрешения на эту папку пользователю, под которым работает сервер 1С. В нашем учебном примере это USR1CV8, также и в промышленной эксплуатации надо использовать отдельного пользователя (локального или доменного), не Администратора. В описании конфигурации написано, что «пользователь должен входить в группу Users локального компьютера, иметь права Run as service, Run as batch job и права на каталоги, в которых сервер «1С:Предприятия 8» хранит служебные файлы (журнал регистрации, каталог временных файлов и др.)».

Также на файловый том надо дать права антивирусу и настроить антивирус на регулярный мониторинг этой папки.

Проверим доступность нашей сетевой папки по UNC-пути.

Под пользователем Администратор открываем раздел Настройка и администрирование, Настройка программы, Работа с файлами.

Устанавливаем настройку Хранить файлы в томах на диске. И нажимаем ссылку Тома хранения файлов.

Группа по умолчанию уже есть.

В этой группе создадим один том без правил.

Добавляем том 1 для хранения файлов по умолчанию.

Теперь попробуем добавить в систему несколько файлов и убедимся, что файлы помещаются в наш том.

Создадим на диске C в папке filestoms еще два тома. В реальности эти папки могут располагаться на разных дисках и даже на разных серверах.

Переходим в правила размещения файлов. И добавляем новое правило

Настроим условия для размещения файлов особо-важных документов.

Теперь попробуем сохранить настройку правил, на что система выдаст сообщение, что будет создано правило По умолчанию, которое надо привязать к группе по умолчанию.

Настройка правил завершена. Загрузим теперь в шаблоны файлов «Бланк Объединенные молочники.doc» (этот файл есть в папке «Файлы для курса»).

Загрузим в папку Видео файл «ЭЦП.avi» (этот файл также есть в папке «Файлы для курса»).

Перейдем в файловый том для медиа-файлов и увидим, что данный файл располагается здесь.

Ниже приведен список рекомендаций, которые следует регулярно проводить Администратору по обслуживанию файловых томов:

1. Ежедневно просматривать журнал регистрации на предмет появления ошибок размещения данных в томах (для этого будет удобно настроить рассылку отчета «Контроль журнала регистрации»).
2. Рекомендуется каждый год создавать отдельный файловый том в каждой группе, хотя можно выбрать и другую стратегию формирования файловых томов, например, по мере заполнения диска.
3. Файловые тома можно переносить на другие дисковые массивы, если есть такая необходимость (например, сервер, на котором располагается файловый том планируется вывести из эксплуатации). Для этого надо скопировать папку на новый файловый сервер и в томе 1С:Документооборот вручную указать новый путь к сетевой папке. Во время переноса файлового тома нужно обязательно запретить работу пользователям в системе, или как минимум редактировать и добавлять файлы в томе.
4. Для того, чтобы старые файловые тома были доступны только для чтения том нужно пометить на удаление, т.к. тома, помеченные на удаление, не используются (новые файлы на них не добавляются).
5. Тома лучше размещать не на тех же дисках, где хранит сеансовые данные сервер 1С, где размещен полнотекстовый индекс и где размещена СУБД.  Это нужно чтобы повысить производительность системы.

Если Вы работали некоторое время и хранили файлы в СУБД, то перенести их в тома можно. При переходе с варианта хранения файлов «в информационной базе» на вариант «в томах на диске», необходимо перенести уже добавленные файлы в тома с помощью обработки «Перенос в тома». При переходе с варианта хранения файлов «в томах на диске» на вариант «в информационной базе», автоматического переноса файлов из томов в информационную базу не происходит.

При переходе обратно с томов на файлы важно понимать, что штатными средствами перенести файлы из томов в СУБД не получится. Т.е. переход на тома необратимый процесс или потребует разработки собственных процедур переноса данных. Как вариант решения данной задачи можно использовать РИБ (распределенную информационную базу), создать обмен со второй базой, у которой файлы хранятся в информационной базе.

Для контроля целостности файлового тома предусмотрен специальный отчет «Проверка целостности тома», в котором будет выведена информация по следующим категориям:

• целостные данные,
• отсутствуют данные в томе на диске,
• лишние файлы (есть на диске, но сведения о них отсутствуют).